Mijn hart gaat sneller kloppen als de aanbestedingsuitslag binnen komt

“Hoewel tegenwoordig de enveloppen met de inschrijvingen niet meer geopend worden in het bijzijn van de inschrijvers, blijven de meest bijzondere momenten toch wel de momenten dat er een aanbestedingsuitslag binnen komt. Dan moet blijken of de energie die je er wekenlang volop hebt ingestopt, tot een goed resultaat heeft geleid.”, zo geeft Fabian Verkaaik, Tendermanager bij De Klerk Werkendam aan. “Op het moment dat zo’n bericht binnenkomt gaat je hart toch wat sneller kloppen! Het blijft iedere keer weer een spannend moment waar we met het hele tenderteam naar toeleven.” Fabian Verkaaik is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het tenderproces van een project. In een interviewgesprek vertelt hij over zijn achtergrond en praktijkervaringen.

Achtergrond

Toen Verkaaik tien jaar geleden zijn Mbo-opleiding bouwkunde had voltooid is hij begonnen in de functie van Calculator bij De Klerk Bouwbedrijf. De Klerk Bouwbedrijf was destijds nog onderdeel van De Klerk Werkendam. Door een tekort aan werk in de bouwsector is hij vervolgens, na anderhalf jaar overgestapt naar De Klerk Waterbouw. Daar heeft hij nog bijna acht jaar gewerkt als Calculator. Sinds vorig jaar oktober heeft hij de switch gemaakt naar Tendermanager. “De afgelopen tien jaar ben ik dus altijd met aanbestedingen bezig geweest. Aangezien het prijscomponent bij de meeste BPKV (beste prijs kwaliteit verhouding) -aanbestedingen nog steeds het zwaarste weegt, heb ik in mijn huidige functie nog steeds een hoop aan mijn verleden als Calculator. Zo kan ik bij alle te maken keuzes het prijsaspect mee nemen in de overweging.”

Werkzaamheden

Om te komen tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) moet er afhankelijk van het project input geleverd worden met betrekking tot prijs, plan, planning, ontwerp, omgeving, milieu, veiligheid, duurzaamheid etc. Daarnaast wordt er op diverse aanbestedingen in samenwerking of in combinatie met andere bedrijven ingeschreven. “In de aanloop naar een inschrijving werken we dus nauw samen met verschillende afdelingen, personen en soms andere partijen. Als Tendermanager ben ik verantwoordelijk voor de aansturing van de verschillende disciplines binnen het tenderteam. Zo’n tenderteam kan bij de aanbestedingen waar wij op inschrijven wel bestaan uit 10 of 15 personen. Ik verzorg de onderlinge afstemming om ervoor te zorgen dat alle raakvlakken in beeld zijn en de input vanuit de verschillende betrokken personen op elkaar aansluit in de bij inschrijving in te dienen documenten. Dat is nog best een uitdaging. Voor een tender hebben we meestal maar een week of zes beschikbaar om alle contractdocumenten door te nemen, de relevante details eruit halen en tot een volwaardige inschrijving te komen. Verder bewaak ik de tenderplanning en inschrijvingsstrategie die gezamenlijk met het tenderteam wordt opgesteld. In de laatste week voor de inschrijving geven we met het tenderteam alles om onze winnende aanbieding op tijd in te kunnen dienen en de projecten te verwerven. Het is altijd weer een opluchting als alle papieren op tijd ingediend zijn.”

Uitdagingen

“De grootste uitdaging ligt in mijn ogen in de beschikbare tijd in combinatie met de hoeveelheid aan informatie vanuit opdrachtgevers die we moeten verwerken tijdens het tenderproces. Aanvullende informatie die middels een Nota van Inlichtingen soms één of twee weken voor inschrijving verstrekt wordt, kan vaak onbedoeld grote impact hebben op onze planning en strategie. Vaak moeten we dan op het laatste moment nog aanpassingen doorvoeren in de strategie, alle wijzigingen in de al uitgewerkte producten verwerken en ervoor zorgen dat alle producten bij inschrijving goed op elkaar aansluiten. Het blijft bij elke tender weer een uitdaging om het geheel op tijd in te kunnen dienen binnen de voorgeschreven inschrijftermijn.”

Afwisselende tenders

“Het leukste vindt ik dat geen enkele tender hetzelfde is. Elk project kent zijn eigen uitdagingen en succesfactoren. Daarnaast hebben we te maken met verschillende opdrachtgevers en contractsoorten. Iedere keer is het net weer even anders. Het is altijd zoeken om de winnende strategie te kunnen bepalen aan de hand van de analyse van de klantvraag. Ik kijk altijd uit naar het moment waarop de uitslag van de aanbesteding uiteindelijk bekend wordt gemaakt. Het geeft een enorme kick als blijkt dat je met het team het project volledig doorgrond en aangenomen hebt. Dat is dan alle tijd en energie die erin gestoken is meer dan waard.”

Project ‘Remmings- en geleidewerken Zee en Delta’

Een tender heeft vergeleken met de uitvoering van een project een zeer korte doorlooptijd. “Door onze tenderafdeling wordt jaarlijks op tientallen aanbestedingen van groot tot klein ingeschreven. Eén van de grote projecten die wij momenteel in uitvoering hebben is het project ‘Remmings- en geleidewerken Zee en Delta’. Binnen dit project worden op verschillende objecten remming-/geleidewerken en wachtplaatsen voor de beroepsvaart gerenoveerd. Tijdens de PJW-event in september 2021 is aan dit project ook een bezoek gebracht (zie nieuwsbericht). In de tenderfase hebben wij dit project met een beperkt team en in een zeer korte doorlooptijd volledig doorgrond wat resulteerde in een maximale score op het kwaliteitsdeel van de inschrijving. Dat dit gelukt is, daar ben ik wel erg trots op.”

Toekomst

Terugkijkend naar de afgelopen acht jaar heeft Verkaaik veel ontwikkeling gezien in aanbestedingsvormen, contractsoorten en duurzaamheid. Hij verwacht dat dit zich in de toekomst verder zal ontwikkelen. “Vooral duurzaamheid zie je tegenwoordig steeds vaker terug komen als criteria en in de beoordeling van een inschrijving op basis van PBKV. Dit zal in de komende jaren denk ik alleen maar toe gaan nemen. Waar vroeger veelal gekozen werd voor vervanging, zal in de toekomst waarschijnlijk steeds vaker gekozen worden voor renovatie van een object. Dat zal zeker van invloed zijn op de aanbestedingspraktijk.”

Ook werken bij De Klerk Werkendam? Meer informatie: www.deklerkbv.nl

Deelname aan Platform Jonge Waterbouwers

Fabian Verkaaik neemt namens De Klerk Werkendam deel aan het Platform Jonge Waterbouwers (PJW) binnen de Vereniging van Waterbouwers. “De events van het platform vindt ik zeer interessant doordat ik regelmatig op projecten kom waar wij vanwege de grootte van het project zelf niet op inschrijven. Het is altijd zeer leerzaam om te zien hoe deze projecten uitgevoerd worden! Ook komt het voor dat er een projectbezoek wordt georganiseerd op projecten waar wij zelf op hebben ingeschreven maar niet hebben aangenomen. In dat geval is het interessant om te zien wat een concullega anders doet dan wij tijdens tenderfase voor ogen hadden.”