Voor beleidsmedewerkers Nautische Zaken, Markt, en Sociale zaken & Opleidingen zijn wij op zoek naar een secretaresse
De Vereniging van Waterbouwers zoekt een stressbestendige en proactieve secretaresse
De Vereniging van Waterbouwers is de werkgevers- en ondernemersorganisatie van aannemers en dienstverleners in de waterbouw. Wij vertegenwoordigen een prachtige “Hollands Glorie" sector van ongeveer 95 lidbedrijven, die actief zijn op terreinen als landwinning, baggerwerk, hoogwaterbescherming, constructieve waterbouw en havenontwikkeling.
Onze leden vormen de ruggengraat van de vereniging! Zij leveren in besturen, commissies en werkgroepen de informatie, opvattingen en ervaring die de basis vormen voor het door de vereniging voorgestelde beleid. Meer dan 200 medewerkers van onze leden zijn actief betrokken bij het beleid van de vereniging
Het bureau van de vereniging, dat 11 medewerkers telt, is samen met de Stichting Opleidings- en Ontwikkelingsfonds Waterbouw (O&O-fonds Waterbouw) gevestigd in de Malietoren in Den Haag. De leden zien het verenigingsbureau als toegankelijk en actie- en servicegericht. Dat vinden wij als bureau erg belangrijk. Het bureau kent een cultuur die informeel en ondernemend is, waarbij eigen initiatief zeer op prijs gesteld wordt.
Voor beleidsmedewerkers Nautische Zaken, Markt, en Sociale zaken & Opleidingen zijn wij op zoek naar een secretaresse.
Als secretaresse van deze drie beleidsmedewerkers, neem je de agendaplanning voor jouw rekening, je regelt afspraken en houdt de agenda up-to-date. Verder ben je verantwoordelijk voor alle correspondentie, behandel je de binnenkomende telefoontjes en bewaak je eventuele terugbelverzoeken. Je volgt dossiers op hoofdlijnen, neemt werk uit handen van je direct leidinggevenden en voert eventuele ad-hoc taken uit. Verder draag je zorg voor vergaderingen (inclusief het opstellen van agenda's met bijbehorende stukken en uitnodigingen) en kun je tijdens een vergadering ook als gastvrouw of notulist ingezet worden.
Taken en verantwoordelijkheden:
- regelen van afspraken en bijhouden agenda's
- ontvangen en begeleiden van bezoekers
- behandelen en het helder krijgen van telefonische vragen / het bewaken van terugbelafspraken
- verzorging van de correspondentie: hieronder vallen alle mogelijke vormen van schriftelijke communicatie en tevens concepten van die communicatie
- concept nieuwsbriefartikel opstellen
- goede kennis van en het beheren van de bestanden van de verschillende softwarepakketten
- in overleg een activiteitenlijst opstellen en bijhouden van werkzaamheden beleidsmedewerker en eigen werkzaamheden; prioriteiten bepaling in eerste instantie naar eigen inzicht, en bij twijfel in overleg
- uitvoeren van eventuele ad-hoc taken, naar eigen inzicht of gedelegeerd
- uit handen nemen van diverse administratieve werkzaamheden van de direct leidinggevende
- bevorderen en onderhouden van harmonieuze werkrelaties met collega's en externe relaties
- Het tijdig rapporteren van alle zaken welke van belang zijn of van belang kunnen worden voor een optimale uitvoering van de taken
- Het tijdig en juist inschatten van de balans tussen “zelfstandig handelen en daarna rapporteren" enerzijds en “eerst overleg plegen aan daarna handelen anderzijds"
Andere taken ten behoeve kerngroepen en werkgroepen
- voorbereiden en verzenden van agenda's en uitnodigingen t.b.v. de vergaderingen, opstellen concepten van voorleggers
- verzorgen van vergaderingen en bijeenkomsten; het bespreken van de locatie en het maken van de benodigde afspraken over extra voorzieningen, apparatuur en catering, het verzorgen van een sociaal/netwerkcomponent binnen de vergadering
- kostenbewustzijn; zicht hebben op "prijs/kwaliteit" verhouding voor het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
Jouw profiel
- MBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring
- 37,5 uur (fulltime) beschikbaar
- Uitstekende kennis van Word, Excel en PowerPoint
- Geen negen tot vijf mentaliteit
- Een stevige persoonlijkheid
- Stressbestendig
- Pro-actief
- Kennis van de Engelse taal
- Je hebt een 'hands-on mentaliteit'. We vinden dit een vreselijk begrip, maar het brengt wel goed over wat we bedoelen. Je bent flexibel en stressbestendig. Je bewaakt lopende projecten en producties en je bent altijd op zoek naar verbeteringen hiervan
- Bij voorkeur woonachtig in de omgeving van Den Haag
Wij bieden
De Vereniging van Waterbouwers kent goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. De duur van de overeenkomst wordt in overleg besproken.
Solliciteren? Dan graag je motivatie en cv opsturen aan m.nannes@waterbouwers.nl t.n.v. E.A. Lokkerbol.
Reageren kan tot 8 januari 2018